HCS Human Capital System

Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier



Stichtag: Buß- und Bettag (3. Mittwoch im November).

Es geht um die Entscheidungen über die Projekte, die gleich nach dem Jahreswechsel begonnen oder fortgesetzt werden.

Es geht darum, einem Entscheidungsstau oder Entscheidungsdruck zum Jahresende vorzubeugen.

Es geht darum zu verhindern, dass unreife Anträge zur Entscheidung untergeschoben und durch unreife Entscheidungen "genehmigt" werden.

Es geht um die Disziplin zur Offenheit, offen auf den Tisch zu legen, worum es bei den Anträgen geht und weshalb welche Entscheidungen vorgeschlagen werden (Genehmigung, Ablehnung, Verschiebung oder Änderung).

Es geht darum, klare und eindeutige Entscheidungen ohne Kompromisse oder Vorbehalte oder aufschiebenden Bedingungen zu treffen.

Es geht darum, klar zu entscheiden und festzulegen, was geschieht und was nicht. Es geht um die Sicherstellungen, dass die Vorbereitungen sofort, d.h. unverzüglich im Sinne der Entscheidungen erfolgen.

Es geht um die Beendigung von Mitsprachen, Beteiligungen, Einsprüchen, Einreden, Einschränkungen und Vorbehalten, die bisher nicht besprochen, beantragt, genehmigt oder zugelassen wurden.

Es geht um die konsequente Abwehr von Nachzüglern und von Wünschen und Anträgen von Personen und Organisationen, die ihre Beiträge bisher nicht in die Anträge eingebracht haben.

Es geht um die unverzügliche Arbeitsaufnahme zur Umsetzung des Projektes, des Projektmanagements und all seiner Gliederungen (Teilprojekte, Arbeitspakete).

Es geht um die Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit und Einsatzfähigkeit des Projektmanagements zum Jahresbeginn.

Es geht darum, die üblichen Verzögerungsmuster am Jahresende und zum Jahresbeginn zu minimieren oder für das jeweilige Projekt und Projektmanagement zu nutzen.


Was ist zu tun?

  1. Feststellungen der Entscheidungsreife aller Projektanträge für das kommende Jahr.
  2. Feststellungen der Entscheidungsreife aller Anträge auf Änderungen, Anpassungen, Teilungen, Kürzungen oder Erweiterungen bestehender Projektanträge.
  3. Feststellungen der erforderlichen Weisungen, Anweisungen und Anweisungen für die Art und Weise, wie (bis zum Jahresende) mit den Entscheidungen umzugehen ist.
  4. Festlegungen der klaren Weisungen, wie mit den Entscheidungen im neuen Jahr umzugehen ist.
  5. Beauftragungen der Vorbereitungen des Projektstarts unmittelbar nach dem Jahresende oder Freigabe des sofortigen Projektstarts durch eine entsprechende Beauftragung.
  6. Feststellungen und Freigaben der erforderlichen Mittel, die noch im laufenden Jahr für die Vorbereitungen benötigt werden.
  7. Feststellungen und Verpflichtungen der Projektleiter zum Projektmanagement im laufenden Jahr und nach dem Jahreswechsel.
  8. Sicherstellung der klaren Abgrenzungen der Aufwände des allgemeinen Geschäftsbetriebes von den Aufwänden für di Projektvorbereitungen und dem Projektstart (im neuen Jahr).
  9. Vereinbarungen über die Art und Weise der Kontrollen, die der Projektstart (im laufenden Jahr) vorbereitet und (im neuen Jahr) begonnen wird und auf welche Art und Weise die dazu erforderlichen Beiträge und Leistungen erbracht werden.
  10. Vereinbarungen über die notwendigen Mitwirkungen, Mitarbeiten, Zuarbeiten und Unterstützungen.
  11. Verbindliche Vereinbarungen mit den Trägern, Geldgebern und Partnern über die Umsetzungen der Entscheidungen über das Projekt und das Projektmanagement.
  12. Ermittlungen von (bisher unerkannten) Engpässen, die auftreten werden, wenn das Projekt anläuft und abläuft.

Häufig sind zusätzlich erforderlich:

  1. Einrichtungen der Technologien,
  2. Einrichtungen der Datensysteme,
  3. Einrichtungen der Abrechnungssysteme,
  4. Einrichtungen der Controllingsysteme,
  5. Einrichtungen der Regelungs- und Steuerungssysteme,
  6. Einrichtungen der Infrastruktur für die Kommunikation und Information,
  7. Einrichtungen und Instrumentierungen des Berichtswesens,
  8. Einrichtungen und Vorgaben für das Risikomanagement und Risikoverhalten,
  9. Einrichtungen gegen die Verschieberitis oder "operative Hektik",
  10. Einrichtungen der Übergabe der Projektverantwortung von den planenden auf die durchführenden Personen.

Was geschieht?

  1. Spontane, sofortige und kompromisslose Entscheidung über die jeweilige Entscheidungsreife von Anträgen, gleich welcher Art und Inhalts.
  2. Spontane, sofortige und kompromisslose Ablehnung aller Anträge, die (noch) nicht entscheidungsreif für eine Freigabe sind.
  3. Spontane, sofortige und kompromisslose Rückdelegation unreifer Anträge mit klaren Weisungen, Auflagen und Anforderungen an die Art und Weise, wie sie (die Anträge) zu ergänzen und wann sie (im neuen Jahr) wieder vorzulegen sind.
  4. Ermittlungen und Feststellungen der notwendigen neuen Verträge und Vereinbarungen.
  5. Ermittlungen und Feststellungen der erforderlichen Änderungen von bestehenden Verträgen und Vereinbarungen.
  6. Freigabe der Verhandlungen über die Verträge und Vereinbarungen zur gesicherten Vorbereitung und zum unverzüglichen Start nach dem Jahreswechsel. Festlegung der Unterschriftsberechtigungen.
  7. Ermittlung und Feststellungen von bestehenden Vorbehalten, Wartepositionen und Vorläufigkeiten bezüglich Inhalten, Verbindlichkeit und die Art und Weise der Durchführung der beantragten Projekte oder Änderungen von bestehenden Projekten.
  8. Ermittlungen der Beiträge und Leistungen der beteiligten Personen und Organisationen für die Vorbereitungen der Umsetzung der Entscheidungen über die Projekte oder die Änderungen.
  9. Anweisungen an die Personalbereiche und Vorgesetzten, die für die Vorbereitungen und den Projektstart erforderlichen Kapazitäten bereitzustellen und das Personal entsprechend einzuweisen, anzuweisen und einzusetzen (ab sofort!).
  10. Freigabe der Bestellungen für Materialien und erforderlichen Beschaffungen.

Erforderlich:

  1. Akzeptanz, dass die Entscheidungen JETZT (HEUTE!) erforderlich sind über die Anträge, so wie sie sind, kompromisslos.
  2. Akzeptanz, dass die nicht entscheidungsreifen Anträge in der Regel nur "gefälliger" gemacht werden, falls die Entscheidung nicht über die Vorlage erfolgt, so wie sie ist.
  3. Verzicht auf "Nachbesserungen" und Wiedervorlagen der Anträge noch im alten Jahr.
  4. Konsequente Vertagung einer erneuten Entscheidung über nicht entscheidungsreife Anträge auf das neue Jahr; neue Frist: Aschermittwoch.
  5. Konfrontation von unzureichenden Vorbereitungen der Anträge; Mahnungen, Ermahnungen oder sofortige Sanktionen.
  6. Entscheidung über die Einschätzung der Kompetenzen der Personen, welche die Anträge vorbereitet und vorgelegt haben und nach der Genehmigung mit einer Beauftragung rechnen (dürfen, können, müssen).
  7. Klarheit über die Verantwortung, dass mit der Genehmigung auch die konkrete Umsetzung vorbereitet wird.
  8. Übernahme der vollen Verantwortung für die Entscheidung über die Anträge gegenüber den eigenen Vorgesetzten.
  9. Unverzüglicher Stopp aller Verhandlungen, Verträge und Vereinbarungen, die nicht mit der getroffenen Entscheidung vereinbar sind.
  10. Unverzügliche Veranlassung aller Folgeentscheidungen, die der Entscheidung über den jeweiligen Projektantrag folgen.

Hilfen, Anleitungen, Vorlagen:

  1. Vorlage des Projektantrages, ...mehr dazu.
  2. Feststellung der Reifestufe des beantragten Projekts, ...mehr dazu.
  3. Feststellung der Reifegrade der beantragten Phasen und Schritte, ...mehr dazu.
  4. Feststellung der Erfüllung der Anforderungen an einen entscheidungsreifen Projektantrag, ...mehr dazu.
  5. Kontrolle des Projektantrages, ...mehr dazu.
  6. Entscheidungspunkt, ...mehr dazu.
  7. Erfolgsorientierungen, ...mehr dazu.
  8. Entscheidungswege, ...mehr dazu.
  9. Verträge und Vereinbarungen, ...mehr dazu.