Stichtag: Buß- und Bettag (3. Mittwoch im November).
Es geht um die Entscheidungen über die Projekte, die gleich nach
dem Jahreswechsel begonnen oder fortgesetzt werden.
Es geht darum, einem Entscheidungsstau oder Entscheidungsdruck
zum Jahresende vorzubeugen.
Es geht darum zu verhindern, dass unreife Anträge zur
Entscheidung untergeschoben und durch unreife Entscheidungen
"genehmigt" werden.
Es geht um die Disziplin zur Offenheit, offen auf den Tisch zu
legen, worum es bei den Anträgen geht und weshalb welche
Entscheidungen vorgeschlagen werden (Genehmigung, Ablehnung,
Verschiebung oder Änderung).
Es geht darum, klare und eindeutige Entscheidungen ohne
Kompromisse oder Vorbehalte oder aufschiebenden Bedingungen zu
treffen.
Es geht darum, klar zu entscheiden und festzulegen, was geschieht
und was nicht. Es geht um die Sicherstellungen, dass die
Vorbereitungen sofort, d.h. unverzüglich im Sinne der Entscheidungen
erfolgen.
Es geht um die Beendigung von Mitsprachen, Beteiligungen,
Einsprüchen, Einreden, Einschränkungen und Vorbehalten, die bisher
nicht besprochen, beantragt, genehmigt oder zugelassen wurden.
Es geht um die konsequente Abwehr von Nachzüglern und von
Wünschen und Anträgen von Personen und Organisationen, die ihre
Beiträge bisher nicht in die Anträge eingebracht haben.
Es geht um die unverzügliche Arbeitsaufnahme zur Umsetzung des
Projektes, des Projektmanagements und all seiner Gliederungen
(Teilprojekte, Arbeitspakete).
Es geht um die Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit und
Einsatzfähigkeit des Projektmanagements zum Jahresbeginn.
Es geht darum, die üblichen Verzögerungsmuster am Jahresende und
zum Jahresbeginn zu minimieren oder für das jeweilige Projekt und
Projektmanagement zu nutzen.
Was ist zu tun?
- Feststellungen der Entscheidungsreife aller Projektanträge
für das kommende Jahr.
- Feststellungen der Entscheidungsreife aller Anträge auf
Änderungen, Anpassungen, Teilungen, Kürzungen oder Erweiterungen
bestehender Projektanträge.
- Feststellungen der erforderlichen Weisungen, Anweisungen und
Anweisungen für die Art und Weise, wie (bis zum Jahresende) mit
den Entscheidungen umzugehen ist.
- Festlegungen der klaren Weisungen, wie mit den
Entscheidungen im neuen Jahr umzugehen ist.
- Beauftragungen der Vorbereitungen des Projektstarts
unmittelbar nach dem Jahresende oder Freigabe des sofortigen
Projektstarts durch eine entsprechende Beauftragung.
- Feststellungen und Freigaben der erforderlichen Mittel, die
noch im laufenden Jahr für die Vorbereitungen benötigt werden.
- Feststellungen und Verpflichtungen der Projektleiter zum
Projektmanagement im laufenden Jahr und nach dem Jahreswechsel.
- Sicherstellung der klaren Abgrenzungen der Aufwände des
allgemeinen Geschäftsbetriebes von den Aufwänden für di
Projektvorbereitungen und dem Projektstart (im neuen Jahr).
- Vereinbarungen über die Art und Weise der Kontrollen, die
der Projektstart (im laufenden Jahr) vorbereitet und (im neuen
Jahr) begonnen wird und auf welche Art und Weise die dazu
erforderlichen Beiträge und Leistungen erbracht werden.
- Vereinbarungen über die notwendigen Mitwirkungen,
Mitarbeiten, Zuarbeiten und Unterstützungen.
- Verbindliche Vereinbarungen mit den Trägern, Geldgebern und
Partnern über die Umsetzungen der Entscheidungen über das
Projekt und das Projektmanagement.
- Ermittlungen von (bisher unerkannten) Engpässen, die
auftreten werden, wenn das Projekt anläuft und abläuft.
Häufig sind zusätzlich erforderlich:
- Einrichtungen der Technologien,
- Einrichtungen der Datensysteme,
- Einrichtungen der Abrechnungssysteme,
- Einrichtungen der Controllingsysteme,
- Einrichtungen der Regelungs- und Steuerungssysteme,
- Einrichtungen der Infrastruktur für die Kommunikation und
Information,
- Einrichtungen und Instrumentierungen des Berichtswesens,
- Einrichtungen und Vorgaben für das Risikomanagement und
Risikoverhalten,
- Einrichtungen gegen die Verschieberitis oder "operative
Hektik",
- Einrichtungen der Übergabe der Projektverantwortung von den
planenden auf die durchführenden Personen.
Was geschieht?
- Spontane, sofortige und kompromisslose Entscheidung über die
jeweilige Entscheidungsreife von Anträgen, gleich welcher Art
und Inhalts.
- Spontane, sofortige und kompromisslose Ablehnung aller
Anträge, die (noch) nicht entscheidungsreif für eine Freigabe
sind.
- Spontane, sofortige und kompromisslose Rückdelegation
unreifer Anträge mit klaren Weisungen, Auflagen und
Anforderungen an die Art und Weise, wie sie (die Anträge) zu
ergänzen und wann sie (im neuen Jahr) wieder vorzulegen sind.
- Ermittlungen und Feststellungen der notwendigen neuen
Verträge und Vereinbarungen.
- Ermittlungen und Feststellungen der erforderlichen
Änderungen von bestehenden Verträgen und Vereinbarungen.
- Freigabe der Verhandlungen über die Verträge und
Vereinbarungen zur gesicherten Vorbereitung und zum
unverzüglichen Start nach dem Jahreswechsel. Festlegung der
Unterschriftsberechtigungen.
- Ermittlung und Feststellungen von bestehenden Vorbehalten,
Wartepositionen und Vorläufigkeiten bezüglich Inhalten,
Verbindlichkeit und die Art und Weise der Durchführung der
beantragten Projekte oder Änderungen von bestehenden Projekten.
- Ermittlungen der Beiträge und Leistungen der beteiligten
Personen und Organisationen für die Vorbereitungen der Umsetzung
der Entscheidungen über die Projekte oder die Änderungen.
- Anweisungen an die Personalbereiche und Vorgesetzten, die
für die Vorbereitungen und den Projektstart erforderlichen
Kapazitäten bereitzustellen und das Personal entsprechend
einzuweisen, anzuweisen und einzusetzen (ab sofort!).
- Freigabe der Bestellungen für Materialien und erforderlichen
Beschaffungen.
Erforderlich:
- Akzeptanz, dass die Entscheidungen JETZT (HEUTE!)
erforderlich sind über die Anträge, so wie sie sind,
kompromisslos.
- Akzeptanz, dass die nicht entscheidungsreifen Anträge in der
Regel nur "gefälliger" gemacht werden, falls die Entscheidung
nicht über die Vorlage erfolgt, so wie sie ist.
- Verzicht auf "Nachbesserungen" und Wiedervorlagen der
Anträge noch im alten Jahr.
- Konsequente Vertagung einer erneuten Entscheidung über nicht
entscheidungsreife Anträge auf das neue Jahr; neue Frist:
Aschermittwoch.
- Konfrontation von unzureichenden Vorbereitungen der Anträge;
Mahnungen, Ermahnungen oder sofortige Sanktionen.
- Entscheidung über die Einschätzung der Kompetenzen der
Personen, welche die Anträge vorbereitet und vorgelegt haben und
nach der Genehmigung mit einer Beauftragung rechnen (dürfen,
können, müssen).
- Klarheit über die Verantwortung, dass mit der Genehmigung
auch die konkrete Umsetzung vorbereitet wird.
- Übernahme der vollen Verantwortung für die Entscheidung über
die Anträge gegenüber den eigenen Vorgesetzten.
- Unverzüglicher Stopp aller Verhandlungen, Verträge und
Vereinbarungen, die nicht mit der getroffenen Entscheidung
vereinbar sind.
- Unverzügliche Veranlassung aller Folgeentscheidungen, die
der Entscheidung über den jeweiligen Projektantrag folgen.
Hilfen, Anleitungen, Vorlagen:
- Vorlage des Projektantrages,
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- Feststellung der Reifestufe des beantragten Projekts,
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- Feststellung der Reifegrade der beantragten Phasen und
Schritte,
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- Feststellung der Erfüllung der Anforderungen an einen
entscheidungsreifen Projektantrag,
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- Kontrolle des Projektantrages,
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- Entscheidungspunkt,
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- Erfolgsorientierungen,
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- Entscheidungswege,
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- Verträge und Vereinbarungen,
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